El Tablero de Control Operativo en la empresa

Cuando acudimos a un centro sanitario, el médico que nos atiende puede acceder a nuestra ficha para conocer todos los datos relevantes sobre nuestra salud en un par de minutos (alergias, resultados analíticos, informes de otros especialistas, etc.) y poder emitir un diagnóstico adecuado. En la empresa, es el Tablero de Control Operativo lo que permite a los directivos obtener los datos relevantes de las distintas áreas para estructurar su plan de acción y adoptar las mejores decisiones para la organización.

Conforme las compañías crecen, los responsables tienen que delegar en mayor medida en sus equipos. Un director general de una multinacional no puede conocer de primera mano el impacto de la última campaña publicitaria, las ventas del nuevo producto o los resultados de productividad de cada trabajador, por ejemplo, pero sí puede acceder a esta información a través del Tablero de Control Operativo.

Qué es el Tablero de Control Operativo

El Tablero de Control Operativo, junto con el Tablero de Control Directivo y el Estratégico, forma parte del Tablero de Mando Integral, un resumen de la información relevante para que los directivos puedan gestionar su toma de decisiones.

Así, mientras el directivo y el estratégico reflejan los resultados globales y de posicionamiento esenciales que deben conocer los altos cargos, el Tablero de Control Operativo “es aquel que permite hacer un seguimiento, al menos diario, del estado de situación de un sector o proceso de la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias”, según lo define el profesor Mario Héctor Vogel.

Este instrumento empresarial está estrechamente relacionado con los conceptos de Big Data y Business Intelligence, pues gracias a las nuevas tecnologías, las empresas van a poder generar de forma sencilla y automática la información relevante que debe aparecer el Tablero de Control Operativo.

Elementos del TCO

¿Cuál es el contenido del TCO? Esta herramienta de gestión empresarial debe recoger los siguientes elementos:

  • La periodicidad con la que se realiza el análisis de información y la metodología de actualización.
  • El alcance temporal del análisis, es decir, el periodo que se evalúa.
  • La apertura, es decir, los valores de segmentación de los datos (por producto, por zona geográfica, por cliente, por establecimiento…).
  • Los indicadores de referencia sobre los que se basan los datos (presupuesto, ventas, evolución…)
  • Los parámetros de alarma que avisarán sobre posibles desvíos a aquellos que accedan a la información.
  • El responsable del monitoreo, de modo que el directivo pueda contactar con la persona encargada de facilitar los datos en cada indicador para ampliar la información.

En este sentido, Robert Bacal, en su libro Cómo mejorar el desempeño, recopila las pautas que deben seguir las empresas en la creación del Tablero de Control Operativo:

  • Datos cuantificables: se trata de ofrecer una muestra sobre el estado de la empresa que pueda ser consultada a simple vista, por lo que debe limitarse a aportar datos cuantificables, sin valoraciones subjetivas.
  • Análisis de situación: el objetivo es conocer cómo está la organización en un momento dado, no quién es el responsable de ello.
  • Información objetiva: del mismo modo que el TCO no incluye valoraciones, tampoco recoge propuestas o sugerencias, sino que se centra en facilitar datos a los directivos para que sean estos los que los analicen, estudien y adopten decisiones en base a ellos.