Qué significa delimitar las responsabilidades en la empresa

Una de las funciones más importantes del Departamento de Recursos Humanos de una empresa es organizar la plantilla de forma que cada puesto de trabajo esté ocupado por el profesional más indicado. Pero, ¿qué significa delimitar las responsabilidades y cuál es el impacto que genera en la compañía?

Una organización puede estar conformada por los mejores perfiles del mercado, pero si estos no están distribuidos de la forma correcta, los resultados serán nefastos. Debemos entender el organigrama empresarial como la maquinaria de un reloj suizo, donde cada pieza debe estar en el lugar adecuado para que el mecanismo funcione a la perfección.

¿Qué significa delimitar las responsabilidades?

A la hora de llevar a cabo la delimitación de responsabilidades, los responsables de la gestión del capital humano, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Las funciones inherentes a cada puesto de trabajo.
  • Las capacidades, competencias y conocimientos de cada uno de los empleados.
  • La asignación de roles en función de estas habilidades.
  • La estructura jerárquica de la organización.
  • Las responsabilidades y límites que debe asumir cada profesional.
  • Los procesos de coordinación entre los diferentes trabajadores y equipos.

Con estos datos, la empresa obtiene todos los ingredientes necesarios para desarrollar una estructura competencial acorde a sus necesidades.

Ventajas de la delimitación de puestos

Cuando comprendemos qué es delimitar adecuadamente las funciones y roles y lo aplicamos a la organización, esta se va a ver beneficiada, entre otras, por una serie de ventajas:

  • Mayor coordinación entre los diferentes profesionales.
  • Eliminación de duplicidades en el trabajo.
  • Ahorro de costes.
  • Potenciación de la capacidad de respuesta y adaptación de la compañía a nuevos desafíos.
  • Prevención de sobrecargas de trabajo y síndrome de burnout.
  • Incremento de la satisfacción y motivación de los empleados.
  • Aumento de la productividad.
  • Mejora de los resultados

Fases del proceso de distribución de roles

Para conseguir el resultado óptimo, Daniela Rinconez, gerente de Selección de Consultores de Empresas, apunta en un artículo de iProfesional, cuáles son los pasos que debemos seguir a la hora de organizar el trabajo de la compañía:

  • Análisis inicial de la situación. Para saber cómo distribuir la plantilla, primero necesitamos saber qué queremos conseguir, las necesidades para alcanzar los objetivos y cuáles son los recursos con los que contamos. Se trata de definir los diferentes puestos, determinar los profesionales que los ocuparán en función de sus competencias y establecer las pautas de interactuación entre ellos.
  • Comunicación. Los empleados deben ser conocedores de esta delimitación de puestos, pues son ellos los que deberán, en gran medida, aplicarla. Es necesario incluir en esta fase un proceso de feedback, que permita al Departamento de Recursos Humanos conocer la opinión de la plantilla respecto a la estructura.
  • Descripción y asignación de puestos. Con los resultados obtenidos sobre necesidades de la empresa y cualidades y preferencias de los trabajadores, llega el momento de organizar los puestos, detallando las funciones, requisitos, responsabilidad y jerarquía.
  • Corrección. La empresa debe controlar en todo momento que la delimitación de responsabilidades se desarrolla correctamente, advirtiendo y solventando posibles desviaciones o atendiendo nuevas exigencias del mercado.

El Manual de Funciones

Toda esta información debe ser plasmada en el llamado Manual de Funciones de la compañía, en el que se explica qué significa delimitar punto por punto.

Es una herramienta muy útil que permite a la empresa controlar los roles y funciones que llevan a cabo los miembros de la organización. De este modo, contribuye a diseñar la estrategia futura, al dar a conocer el ámbito de actuación de cada puesto.

Como señala en un artículo Elisa Voegeli, licenciada en Psicología Organizacional y gerente de Sucursales de Consultores de Empresas SRL, el Manual de Funciones “permite generar una explotación adecuada de cada recurso, el conocimiento de las responsabilidades, funciones, condiciones y riesgos del puesto; los requerimientos técnico-académicos del puesto, la creación de un mejor clima laboral y la generación de un mejor nivel de la comunicación y la información”.