Haz tu propio libro mayor con una plantilla contable para Excel

El libro mayor es uno de los documentos más importantes de la contabilidad, donde se registran todas las operaciones económicas de cada cuenta de la empresa. Aunque existen programas informáticos específicos y modelos estandarizados impresos, también podemos elaborar nuestro propio libro mayor con una plantilla de hoja de cálculo.

¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor contable es un resumen de todos los movimientos financieros de una compañía de forma individualizada en el que se plasman los créditos, débitos y saldos finales de cada cuenta, una vez que se han introducido en el libro diario.

Así, aunque reflejan la misma información económica, mientras en el libro diario general se recogen las operaciones de forma cronológica, el libro mayor se estructura por cuentas, recogidas cada una en su propio folio.

Por tanto, aunque el libro mayor no es obligatorio, es una herramienta esencial de control de la contabilidad de la organización, permitiendo conocer en todo momento el estado de una cuenta específica y planificar la actividad empresarial en virtud del balance.

En este sentido, cada cuenta debe contener los siguientes bloques de información:

  • Una cabecera con el nombre de la cuenta.
  • Una columna con la fecha de la operación.
  • Una columna con la descripción de la transacción.
  • Una columna con los débitos.
  • Una columna con los créditos.
  • Una columna con el saldo final.

Ventajas de la hoja de cálculo

Dada la sencillez de su estructura, resulta muy fácil crear un libro mayor con una plantilla de hoja de cálculo.

Además, elaborar un Excel con esta información contable es más práctico que utilizar un libro impreso contable de los que se pueden adquirir en los establecimientos de material de oficina. Al registrar la información por cuentas, habrá algunas hojas que tengan una actividad diaria y se rellenen rápidamente, mientras que otras solo registrarán una entrada al año, lo que provoca que en un libro estandarizado impreso se completen unas hojas y otros no, teniendo que disponer de varios ejemplares: uno para continuar las cuentas que han agotado su espacio y el primero para seguir rellenando las hojas disponibles. Esto, con las hojas de cálculo, no sucede, ya que podemos guardar toda la información en un mismo archivo.

Otra de las ventajas de crear el libro mayor con plantilla de Excel es que podemos acceder a la información en cualquier momento y lugar, si lo guardamos en un dispositivo extraíble o en la nube, e incluso favorece el trabajo colaborativo, permitiendo la edición por distintos trabajadores autorizados.

El libro mayor con plantilla

Para elaborar nuestro propio libro mayor con plantilla de Excel podemos empezar desde un documento en blanco, creando una hoja por cada cuenta y, dentro de esta, la tabla con la información de la misma antes indicada, o bien usar alguna de las plantillas prediseñadas que podemos encontrar en la red.

Incluso existe la posibilidad, como ofrece la web Planilla Excel o Excel Negocios, de descargar un libro mayor con una plantilla que vincula los datos del libro diario. De este modo, podremos mayorizar la información financiera: introduciendo las operaciones diarias, automáticamente se rellena la información por cuentas del primero.